[Modelo de Ata] Defição, Estrutura e Características da Ata

 

A Ata é um documento oficial que registra de maneira detalhada e fiel os acontecimentos, discussões e decisões tomadas durante uma reunião ou assembleia. A finalidade principal da Ata é fornecer um relato preciso e permanente do que foi deliberado, facilitando a consulta e o acompanhamento das ações futuras.

 

Estrutura da Ata:

 

1. Cabeçalho: Inclui o título "Ata", o número da reunião, data, local e horário de início.

2. Participantes: Lista dos presentes, incluindo os nomes e, se necessário, os cargos ou representações.

3. Pauta: Ordem do dia ou assuntos a serem discutidos.

4. Texto: Corpo da ata, contendo:

   - Abertura: Quem presidiu a reunião e os participantes.

   - Desenvolvimento: Relato das discussões e deliberações sobre cada item da pauta.

   - Encerramento: Hora de término da reunião e, se aplicável, data da próxima reunião.

5. Assinaturas: Assinaturas do presidente da reunião e do secretário responsável pela redação da ata.

 

Exemplo de Ata:

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Ata da Reunião Ordinária do Conselho Administrativo

 

Ata nº 05/2024

 

Data: 27 de maio de 2024 

Local: Sala de Reuniões da Sede Administrativa 

Horário de Início: 14h00

 

Participantes: 

- João Silva - Presidente do Conselho 

- Maria Oliveira - Diretora Financeira 

- Pedro Santos - Gerente de RH 

- Ana Lima - Secretária Executiva 

- Carlos Sousa - Consultor Jurídico

 

Pauta: 

1. Aprovação da Ata da Reunião Anterior 

2. Apresentação do Relatório Financeiro do 1º Trimestre 

3. Discussão sobre o Projeto de Expansão 

4. Definição de Metas para o Próximo Semestre

 

Desenvolvimento:

 

1. Aprovação da Ata da Reunião Anterior 

   A ata da reunião anterior foi lida e aprovada por unanimidade.

 

2. Apresentação do Relatório Financeiro do 1º Trimestre 

   Maria Oliveira apresentou o relatório financeiro, destacando um aumento de 10% nas receitas em comparação ao trimestre anterior. Após discussão, o relatório foi aprovado.

 

3. Discussão sobre o Projeto de Expansão 

   Pedro Santos apresentou o plano do projeto de expansão. Após uma longa discussão sobre os prós e contras, foi decidido que o projeto será revisado e apresentado novamente na próxima reunião.

 

4. Definição de Metas para o Próximo Semestre 

   As metas para o próximo semestre foram discutidas e definidas conforme o documento anexo. As metas principais incluem a melhoria dos processos internos e a expansão do mercado.

 

Encerramento: 

Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada às 16h30. A próxima reunião ficou agendada para o dia 30 de junho de 2024.

 

Assinaturas:

 

João Silva 

Presidente do Conselho

 

Ana Lima 

Secretária Executiva

[Modelo de Circular] Definição e Estrutura da Circular

 

A Circular é um tipo de comunicação oficial utilizada para transmitir informações de interesse geral a um grupo específico de pessoas dentro de uma organização. Ao contrário de outros documentos oficiais, a Circular é destinada a uma ampla distribuição, garantindo que todos os membros do grupo ou organização recebam a mesma mensagem.

 

 Estrutura da Circular:

 

1. Cabeçalho: Inclui o número da circular, data e local.

2. Título: Geralmente "Circular" seguido do número de identificação.

3. Destinatários: Indicação de quem deve receber a circular (por exemplo, "Aos Colaboradores" ou "Aos Funcionários").

4. Assunto: Breve descrição do conteúdo ou propósito da circular.

5. Texto: Corpo da circular, onde a informação é detalhada de forma clara e objetiva.

6. Fecho: Encerramento com fórmula de cortesia.

7. Assinatura: Nome e cargo da pessoa responsável pela emissão da circular.

 

 Exemplo [Modelo] de Circular:

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Circular nº 03/2024 

São Paulo, 27 de maio de 2024

 

Aos Colaboradores

 

Assunto: Alteração no Horário de Expediente

 

Prezados Colaboradores,

 

Informamos que, devido à manutenção elétrica programada para a próxima sexta-feira, dia 30 de maio de 2024, o expediente será encerrado às 16h. Solicitamos a todos que ajustem suas atividades de modo a concluir as tarefas essenciais antes deste horário.

 

Agradecemos pela compreensão e colaboração de todos.

 

Atenciosamente,

 

Mariana Souza

Diretora Administrativa

 

O que é Ofício: [Modelo de Ofício] e Características.

 

O Ofício é um tipo de correspondência oficial utilizada para comunicação entre diferentes entidades públicas, entre uma entidade pública e uma pessoa física ou jurídica, ou ainda entre autoridades de diferentes níveis hierárquicos. Ele é caracterizado por sua formalidade e pela necessidade de registro, servindo como documento oficial que pode ser arquivado e consultado posteriormente.

 

Estrutura do Ofício:

 

1. Cabeçalho: Contém o brasão ou logotipo da instituição, o número do ofício, a data e o local.

2. Identificação do Destinatário: Nome e cargo do destinatário, seguido da instituição a que pertence.

3. Vocativo: Forma de saudação formal, geralmente "Senhor" ou "Senhora".

4. Texto: Corpo do ofício, dividido em introdução, desenvolvimento e conclusão.

5. Fecho: Encerramento com fórmula de cortesia.

6. Assinatura: Nome, cargo e assinatura do remetente.

7. Anexos (se houver): Lista de documentos anexados ao ofício.

 

Exemplo de Ofício:

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Ofício nº 102/2024 

São Paulo, 27 de maio de 2024

 

Ao Senhor João Almeida 

Diretor do Departamento de Infraestrutura 

Prefeitura Municipal de São Paulo

 

Assunto: Solicitação de Reparo na Rede de Iluminação Pública

 

Senhor Diretor,

 

Solicitamos, por meio deste ofício, que sejam realizados reparos urgentes na rede de iluminação pública da Avenida das Flores, no bairro Jardim das Rosas. Vários pontos de iluminação encontram-se inoperantes, prejudicando a segurança dos moradores e dificultando o tráfego noturno.

 

Agradecemos pela atenção e solicitamos que as providências sejam tomadas o mais breve possível.

 

Atenciosamente,

 

*Maria Oliveira* 

Chefe de Gabinete